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Factusol
Con el enlace de Factusol, los albaranes de recepción que Dijit ha leído salen en un fichero que se importa en Factusol como entradas de mercancía, sin tener que insertar los datos manualmente.
Documentos › Compras › Albaranes de recepción › Fichero para FACTUSOL
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Cómo se conecta Dijit con Factusol
La conexión con Factusol es a través de ficheros oficiales, siguiendo los lineamientos del fabricante. Dijit genera esos ficheros y tú los importas en tu Factusol, desde Utilidades › Importaciones.
Por eso la configuración de Dijit pide solo seis datos de tu Factusol (almacén, serie, numeración y tipos de IVA), y ninguna clave de acceso ni dirección de servidor: Dijit no entra en tu Factusol, le entrega los ficheros.
El botón de descarga y el grupo de parámetros aparecen cuando la integración está activada para tu empresa. La activas tú al registrarte, eligiendo Factusol como tu programa. Si no lo hiciste entonces, pídeselo a Dijit IA: el asistente prepara el ticket y soporte la activa.
Los códigos que hace falta tener puestos
El fichero debe contener códigos de Factusol para el proveedor y para los artículos, ya que no acepta nombres ni descripciones. Deberás proporcionar esos códigos la primera vez, dentro de Dijit, para que Dijit los aprenda y los asigne automáticamente de la segunda vez en adelante:
- El código del proveedor. Es el número con el que ese proveedor existe en tu Factusol. Lo escribes en Dijit, una vez por proveedor, en la casilla Código de proveedor FACTUSOL de la cabecera del albarán. Queda guardado en la ficha del proveedor de Dijit, en el campo Referencia del maestro de proveedores, y a partir de ahí se pone solo en todos los albaranes de ese proveedor.
- El código del artículo. Es el código con el que ese artículo existe en tu Factusol. Lo indicas en Dijit, una vez por artículo, en la línea del albarán: pulsa Asignación de Artículos ERP y elígelo en Artículo del catálogo, de tu catálogo externo de productos, o escríbelo a mano en Código referencia ERP. Queda guardado en Dijit y, de ahí en adelante, las líneas de ese artículo lo traen puestas.
Si falta cualquiera de los dos, Dijit no genera el fichero y te dice en qué documento y en qué línea falta.
El código del artículo se pone solo en las líneas que lleguen a partir de ese momento. Las líneas que ya estaban sin código se quedan como estaban: esas se asignan una a una.
El fichero de líneas admite trece caracteres para el código del artículo. Si el tuyo es más largo, en el fichero sale recortado y Factusol no lo reconoce.
Que la primera vez sea manual no es un fallo de la lectura: es así en todas las integraciones, y hay cuatro motivos concretos por los que ningún sistema puede acertar ese emparejamiento solo.
La casilla del código de proveedor, paso a paso
Documentos › Compras › Albaranes de recepción › abrir un albarán
En la cabecera del albarán, con la integración activada, está la casilla Código de proveedor FACTUSOL. Escribe en ella el número que ese proveedor tiene en tu Factusol y guarda la cabecera. Reglas de la casilla:
- Solo admite cifras, hasta cinco. Si escribes otra cosa, sale Solo cifras, hasta 5. y la cabecera no se guarda hasta que lo corrijas. Con un código que no sean cifras, Factusol asignaría el proveedor 0 sin avisar.
- Si la dejas vacía, el código se borra de la ficha del proveedor en Dijit.
- Si el documento todavía no tiene proveedor asignado, la casilla está apagada y pone Asigna primero un proveedor.
Lo que escribas ahí se guarda en la ficha del proveedor de Dijit, no en el documento. Por eso vale para todos los albaranes de ese proveedor, los de hoy y los que lleguen después, y por eso solo hay que escribirlo una vez.
Los seis datos de la configuración
Cuenta › Parámetros › FACTUSOL
Al abrir Parámetros, el grupo aparece con las seis casillas vacías la primera vez. Son estas:
| Casilla | Qué se pone |
|---|---|
| Código del almacén de entrada | El almacén de Factusol donde entra la mercancía. |
| Serie de la entrada de mercancía | El tipo de documento con el que Factusol abre la entrada. |
| Último número de entrada usado | El contador de las entradas. Lo lleva Dijit y lo sube en cada generación. |
| Tipos de IVA, en el mismo orden que en FACTUSOL | Los porcentajes separados por comas, por ejemplo 21,10,4. El fichero de líneas no lleva el porcentaje: lleva la posición del tipo tal y como están configurados en tu Factusol. |
| Estado de la entrada (0 pendiente / 1 facturada) | Con qué estado nace la entrada en Factusol. |
| Qué se genera (ENTRADAS / FACTURAS / AMBAS) | Hoy el fichero es siempre de entradas de mercancía. |
Sin el almacén y sin la serie no se genera nada: Dijit avisa de que falta configurarlos antes de generar los ficheros.
En los tipos de IVA, pon todos los que uses. Si una línea lleva un porcentaje que no está en esa lista, en el fichero sale como exenta.
Cómo se genera el fichero
Documentos › Compras › Albaranes de recepción
- Marca los albaranes que quieres pasar a Factusol.
- Pulsa el botón de exportar de la barra de acciones, el que lleva el aviso Fichero para FACTUSOL.
- Si todo se puede representar, el navegador baja un ZIP con el número de entrada en el nombre, por ejemplo FACTUSOL_900004.zip, y sale el mensaje Fichero de FACTUSOL descargado.
- Descomprime el ZIP en una carpeta e importa los ficheros en Factusol, desde Utilidades › Importaciones.
El botón trabaja solo sobre lo que tengas marcado. Si no marcas nada, no hay nada que generar.
El contenido del ZIP
El ZIP trae tres ficheros, y cada uno viene dos veces: en .xls y en .ods. El contenido es el mismo; cambia el formato, porque Factusol tiene un botón de importación para cada uno. Tú usas los tres de un formato y dejas los otros tres.
| Fichero | Qué lleva |
|---|---|
| ENT.xls y ENT.ods | La cabecera de cada entrada: serie, número, fecha, proveedor, almacén, estado e importes por tipo de IVA. |
| LEN.xls y LEN.ods | Las líneas de cada entrada: artículo, cantidad, precio y la posición del tipo de IVA. |
| SEN.xls y SEN.ods | Los lotes de las líneas. Solo aparecen si alguna línea lleva lote. |
Cómo se importa en Factusol
Utilidades › Importaciones
En ese grupo hay dos botones que sirven para esto, y cada uno busca los ficheros de su formato:
| Botón | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Ficheros .XLSX / .XLS | Solo si tienes Microsoft Excel instalado con su licencia. Factusol le pide el fichero a Excel para leerlo. |
| Ficheros .ODS | Si no tienes Excel. No necesita ningún otro programa. |
Con cualquiera de los dos, la entrada que queda en Factusol es la misma. En la ventana que se abre:
- En Ubicación, elige la carpeta donde descomprimiste el ZIP.
- Deja Fila inicial en 1. Los ficheros no llevan fila de títulos, así que los datos empiezan ahí.
- Marca solo Entradas, dentro de Compras.
- Pulsa Aceptar.
Descomprime cada descarga en su propia carpeta. Si en una carpeta se juntan los ficheros de dos descargas, Factusol importa el que encuentra por nombre y puedes meter en stock el albarán equivocado.
El reparto en lotes de una línea
Una línea puede repartirse en hasta tres lotes. El lote se escribe en la columna Lote de la lista de artículos, que se añade desde el selector de columnas.
Al lado del campo hay un botón con el aviso Repartir en varios lotes, que abre la ventana Lotes de la línea. Dentro:
- Lote 1 no lleva cantidad. Se queda con el resto de la cantidad de la línea, y así el reparto siempre cuadra con lo que dice el albarán.
- Lote 2 y Lote 3 llevan su número de lote y su cantidad. Se añaden con Añadir lote y se quitan con Quitar lote.
Si un lote añadido se queda sin cantidad, o entre los dos se comen la cantidad de la línea, el fichero no se genera.
El lote 1 lleva además la fecha de consumo, que sale de la columna Fec. Cad. de la lista de artículos, la que se añade desde el mismo selector de columnas. Los lotes 2 y 3 van sin fecha.
El número de la entrada
El número de la entrada es interno de Factusol y no existe en Dijit. Lo lleva el parámetro Último número de entrada usado: Dijit reparte los números siguientes entre los albaranes de esa descarga y guarda el último al terminar.
Arranca en un tramo alto a propósito, porque el cliente también numera entradas a mano. Si cambias ese número, la siguiente descarga sigue desde donde lo dejes.
El contador sube en cada descarga, aunque después no importes el fichero en Factusol. Si bajas dos veces el mismo albarán, cada ZIP trae un número distinto: importa uno de los dos, no los dos.
La lista de problemas
Dijit comprueba todo lo marcado antes de generar. Si algo no se puede representar no genera nada, ni los documentos que sí estaban bien, y abre la ventana No se puede generar el fichero con la lista de lo que hay que arreglar, documento por documento. Es a propósito: más vale corregirlo en Dijit que meter en Factusol una entrada que no mueve stock o con el reparto de lotes mal.
| Lo que dice la lista | Qué arreglar |
|---|---|
| El proveedor no tiene su código de FACTUSOL | Escribirlo en Dijit, en Código de proveedor FACTUSOL en la cabecera del albarán, o en Referencia en la ficha del proveedor. |
| Una línea sin código de artículo de FACTUSOL | Asignar el artículo en esa línea, en Dijit, o escribir ahí su código de Factusol. |
| Tiene más de tres tipos de IVA | El fichero admite tres. Separar el albarán o repasar el desglose. |
| No tiene líneas | Revisar la lectura del albarán: sin líneas no hay entrada que crear. |
| Un lote sin cantidad, o los lotes se pasan de la cantidad de la línea | Abrir Lotes de la línea y cuadrar el reparto. |
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparece el botón del fichero | La integración no está activada para la empresa, o no estás en albaranes de recepción. | Comprobar la pantalla y, si es lo primero, pedirle la activación a Dijit IA. |
| Avisa de que falta configurar el almacén o la serie | El grupo FACTUSOL de Parámetros está vacío. | Rellenar las seis casillas y guardar. |
| El ZIP no trae SEN.xls ni SEN.ods | Ninguna línea de lo marcado lleva lote. | Nada: es lo normal cuando no se trabaja con lotes. |
| Factusol dice que no encuentra el fichero o que lo tienes abierto | Has pulsado Ficheros .XLSX / .XLS y en ese ordenador no hay Microsoft Excel con licencia. | Cerrar el aviso y pulsar Ficheros .ODS, con la misma carpeta. |
| Factusol importa la entrada con el IVA equivocado | El orden de los tipos de IVA del parámetro no coincide con el del programa. | Corregir el orden en Parámetros y volver a generar. |
| Factusol dice que el número de entrada ya existe | Esa numeración se usó a mano en Factusol. | Subir el Último número de entrada usado por encima de lo utilizado. |