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Facturas de proveedor directas a SAP S/4HANA
Dijit.app lee una factura de proveedor —PDF o escaneo— y la contabiliza como factura de proveedor en SAP S/4HANA, con la imagen del documento adjunta, el indicador de impuestos correcto en cada línea y una comprobación de duplicados antes de escribir nada. Todo sobre las APIs OData estándar de SAP: sin ABAP a medida y sin ningún complemento que instalar en tu sistema.
Solo APIs estándar
Su equipo de Basis activa servicios que SAP publica. Dentro de tu sistema no se desarrolla nada.
Fiscalidad española incorporada
Operación interior, inversión del sujeto pasivo, importaciones, bienes de inversión, IVA de importación diferido y retención de IRPF.
No adivina
Una factura que no puede clasificar con certeza falla con un motivo concreto. Nunca se inventa un dato fiscal.
Su customizing manda
Indicadores de impuestos, clases de retención, sociedades y cuentas salen de su configuración, no de valores nuestros.
En esta página
Qué hace
De un PDF sobre la mesa a un documento contabilizado
Localización del proveedor por número fiscal
Los números fiscales llegan de los documentos de mil formas: con prefijo de país o sin él, con espacios, con guiones, en mayúsculas o en minúsculas. Se prueba cada forma plausible contra el número fiscal y contra el registro de IVA del maestro de interlocutores, así que funciona con el que tu sistema mantenga.
Clasificación fiscal línea a línea
Cada línea se clasifica por el país del proveedor, el tipo que figura en el documento, si es bien o servicio y la naturaleza de la factura. El resultado se traduce a su indicador de impuestos, acordado con tu equipo financiero antes de arrancar.
Protección contra duplicados, por partida doble
Antes de contabilizar se busca una factura ya registrada para ese proveedor, esa referencia y esa sociedad. La comprobación propia de SAP es la segunda red: cualquiera de las dos detiene el documento y lo informa como duplicado, no como error.
La imagen del documento viaja con él
El PDF original se sube y se enlaza a la factura contabilizada, así que quien abra el documento en SAP ve el original. Si el adjunto falla, la factura contabilizada no se deshace: se le avisa de que falta la imagen.
La retención se trata como dinero, no como una etiqueta
La retención de IRPF se contabiliza con la base sobre la base imponible, como exige la norma española. Si un tipo de retención no tiene correspondencia acordada, la factura falla: una retención nunca se descarta en silencio.
Datos maestros para quien introduce las facturas
La búsqueda de proveedores, el plan contable y la consulta de artículos se sirven en vivo desde tu sistema, así que quien revisa una factura en Dijit.app elige entre lo que existe de verdad en SAP.
Cómo conecta
Interfaces publicadas de SAP, sin instalar nada
La integración habla con tu gateway mediante los servicios OData que SAP publica y documenta justo para esto. Su equipo de Basis los activa y da a un usuario técnico las autorizaciones para contabilizar. No hay orden de transporte que importar, ni ABAP que revisar, ni modificación alguna en tu sistema.
Una lista corta y concreta de servicios lo cubre todo: contabilizar facturas de proveedor y abonos, leer los maestros de proveedores y de artículos, leer el plan contable y adjuntar la imagen del documento. La lista exacta se la entregamos a tu equipo de Basis durante la puesta en marcha.
Autenticación y seguridad
- Un usuario técnico, con el alcance justo. La integración se autentica como un único usuario de servicio, con permiso para leer los datos maestros que necesita y contabilizar facturas de proveedor. Nada más.
- Basic u OAuth 2.0. Se admiten los dos. Los sistemas on-premise suelen usar un usuario técnico con autenticación básica. Cuando delante del gateway hay un emisor de tokens se usa el flujo de credenciales de cliente, con los tokens renovados antes de que caduquen y reemitidos de inmediato si el gateway rechaza uno.
- La sesión del gateway se gestiona como SAP espera. Los tokens CSRF y las cookies de sesión se manejan según su mecánica, incluida la recuperación transparente cuando un token caduca a mitad de sesión.
- Su política de certificados manda. La conexión con tu gateway va por TLS. Si el gateway está detrás de una red privada con una autoridad de certificación interna, se contempla. Si es accesible desde fuera, se espera un certificado de confianza.
- Mandante e idioma en cada llamada. El mandante y el idioma de SAP se envían de forma explícita, así que una configuración de producción nunca toca por error un mandante de pruebas.
Cada contabilización acaba bien en tu contabilidad o falla con un motivo sobre el que alguien puede actuar. No hay un tercer final.
Requisitos por tipo
Qué necesita cada tipo de documento
SAP no pide lo mismo a una factura de compra que a un gasto. Esta es la tabla que resuelve la pregunta más repetida de esta integración: por qué unos documentos se envían sin asignar artículos y otros no.
Documento › pestaña de artículos › Asignación de Artículos ERP
| Tipo de documento | Artículo | Cuenta | Lote |
|---|---|---|---|
| Factura de compra | Sí | Sí | Sí |
| Factura de transporte | Sí | Sí | No aplica |
| Factura de gasto | No se pide | Sí | No aplica |
La aplicación lo resume así en su ayuda: «facturas de compra: artículo, cuenta y lote · facturas de transporte: artículo y cuenta · gastos: solo la cuenta.»
Facturas de compra
Son las más exigentes: cada línea necesita artículo del catálogo, cuenta contable y lote.
- El artículo se elige de la lista. No admite texto libre.
- La cuenta puede dejarse vacía si el artículo ya tiene la suya en SAP.
- El lote se escribe en su columna, que en este tipo de documento se muestra siempre, aunque el usuario la hubiera ocultado en el selector de columnas.
Que la columna de lote se fuerce visible en facturas de compra no es casualidad: si estuviera oculta, el dato faltaría y el envío fallaría sin que se viera la causa.
Facturas de transporte
Necesitan artículo y cuenta. No llevan lote, porque un porte no mueve mercancía con trazabilidad propia.
La columna de fecha de caducidad tampoco aparece en este tipo, por el mismo motivo.
Facturas de gasto
Necesitan solo la cuenta contable. Y en este tipo, el diálogo de asignación ni siquiera muestra el buscador de artículos ni el código de referencia: queda a la vista únicamente la cuenta.
Buscar el campo de artículo en una factura de gasto es buscar algo que, por diseño, no está.
Motivo contable de esta diferencia
La lógica es contable, no técnica:
| Tipo | Qué documenta | Qué necesita SAP |
|---|---|---|
| Compra | Entrada de mercancía en almacén. | Saber qué artículo entra y de qué lote, para el inventario y la trazabilidad. |
| Transporte | Un servicio asociado a mercancía. | Saber qué concepto es y dónde se imputa. |
| Gasto | Un consumo que no pasa por almacén. | Solo dónde se imputa. |
Un gasto de electricidad no tiene artículo de almacén. Pedirlo sería inventarse un dato.
Comprobación antes de enviar
Antes de mandar un lote a SAP, una pasada rápida por tipo:
- En facturas de compra, mirar la columna ERP: si alguna línea muestra un guion, falta el artículo. Y comprobar que la columna Lote está rellena.
- En transporte, lo mismo con el artículo y la cuenta.
- En gastos, comprobar solo que hay cuenta.
La insignia ERP de la lista de artículos es la forma más rápida: con valor, la línea está asignada; con guion, no.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Un gasto se envió sin asignar artículos y una compra no | Son requisitos distintos por tipo. | No es una incidencia. Es la regla de cada tipo. |
| Falta el lote y la columna no se ve | El documento no es una factura de compra. | En otros tipos el lote no se gestiona ni se pide. |
| SAP rechaza una compra por falta de lote | Alguna línea lo tiene vacío. | Rellenarlo en la columna Lote y reenviar. |
| No aparece el buscador de artículos | Es una factura de gasto. | Completar la cuenta contable, que es lo único que se pide. |
| La cuenta se dejó vacía y fue a otra distinta | SAP la dedujo del artículo o usó la de por defecto. | Indicarla expresamente en esa línea. |
Tratamiento fiscal
La parte que tiene que salir bien
Meter una factura en SAP es sencillo. Lo difícil es que el impuesto salga bien en el libro de compras de una empresa española, factura tras factura. Ese es el trabajo de verdad y ahí es donde esta integración pone el esfuerzo.
Casos cubiertos
| Situación | Cómo se trata |
|---|---|
| Compra interior en España | Se clasifica por tipo, incluidos el tipo cero y los reducidos. El IVA lo repercute el proveedor y forma parte de lo que se le debe. |
| Adquisición intracomunitaria de bienes | Inversión del sujeto pasivo. Al proveedor se le paga la base. El IVA lo autoliquida su empresa, no cruza la frontera. |
| Servicios intracomunitarios recibidos | Inversión del sujeto pasivo, con independencia del tipo que figure en el documento. |
| Importaciones de fuera de la UE | Se tratan como autoliquidación. Al proveedor se le paga la base y el IVA de importación sigue su propia vía. |
| IVA de importación diferido | Se reconoce como caso propio, no se mezcla con una importación normal. |
| Bienes de inversión | Se tratan aparte del gasto corriente, tanto en interior como en intracomunitario, porque el indicador de impuestos es distinto. |
| Retención de IRPF | Se contabiliza con la base sobre la base imponible, usando la clase y el indicador de retención de tu customizing. |
Dos detalles que deciden si el documento entra o no
El importe bruto es lo que se le debe de verdad al proveedor. En una línea con inversión del sujeto pasivo o de importación, sumar el IVA al importe a pagar produce un documento que SAP rechaza y una deuda equivocada. El IVA se suma al total a pagar solo donde el proveedor lo repercute de verdad.
El IVA se redondea una vez por indicador de impuestos, sobre la base agrupada. Es como lo hace la propia entrada de facturas de SAP. Redondear línea a línea y luego sumar se desvía un céntimo en una factura normal de varias líneas, y un céntimo basta para que el documento se rechace.
Nada se adivina. La correspondencia entre una situación fiscal y uno de sus indicadores de impuestos se acuerda con tu equipo financiero antes de arrancar y se guarda como configuración. Una situación sin correspondencia acordada detiene la factura y dice exactamente qué falta. La alternativa —una contabilización de aspecto normal con el indicador equivocado— es de esos errores que nadie ve hasta que llega una inspección.
Puesta en marcha
Qué necesitamos de tu sistema
La puesta en marcha es una lista corta y bien definida. Casi todo consiste en que sus equipos de Basis y de finanzas confirmen lo que ya existe, no en construir nada nuevo.
- 01Acceso de red a tu gateway — alcanzable desde donde corre Dijit.app, por TLS, con el arreglo de certificados que prefieras.
- 02Los servicios estándar activados — dados de alta en tu transacción de mantenimiento de servicios, a partir de la lista que le entregamos.
- 03Un usuario técnico con autorización para leer los datos maestros implicados y contabilizar facturas de proveedor en la sociedad que corresponda.
- 04Sociedad y plan contable de cada entidad jurídica que ve a recibir facturas, más una cuenta de gasto y un centro de coste por defecto para las líneas que lleguen sin ellos.
- 05Una sesión con tu responsable financiero para acordar los indicadores de impuestos de cada situación fiscal, y las clases e indicadores de retención si aplica IRPF.
- 06Confirmación de cómo mantienen los números fiscales en tu maestro de proveedores, para que la localización del proveedor acierte a la primera.
- 07La gestión documental configurada si quiere la imagen de la factura adjunta al documento contabilizado.
- 08Un mandante de pruebas para las primeras contabilizaciones. Nada llega a producción hasta que los documentos se han verificado en su sistema de calidad.
Alcance
Qué hace hoy y hacia dónde va
Decir dónde están los bordes es más útil que una lista de funciones más larga. La versión actual contabiliza las facturas contra cuentas del mayor, que es lo que encaja con las compras de gasto, donde la factura es el primer documento de la cadena.
Fuera de la versión actual
- Conciliación con el pedido de compra. Cotejar una factura con un pedido abierto y sus entradas de mercancías, el cotejo a tres bandas, es la siguiente capacidad grande. Hasta que llegue, las líneas se contabilizan contra cuentas y no contra posiciones de pedido.
- Artículos filtrados por proveedor. La relación entre proveedor y material vive en los registros info de compras. Leerlos forma parte del mismo trabajo que la conciliación con pedidos.
- Lotes y números de serie. En S/4HANA pertenecen a la entrada de mercancías, no a la factura. El lote que se lee de un documento se arrastra como referencia en la línea, no se contabiliza como dato de stock.
- Centros y almacenes. Solo tienen sentido cuando exista la contabilización contra pedido.
- Documentos de salida. La integración es de facturas de compra. Lee su sistema para los datos maestros y solo escribe facturas de proveedor y abonos.
En la hoja de ruta
- Conciliación con pedido de compra y entrada de mercancías, con las líneas contabilizadas contra posiciones del pedido.
- Artículos ofrecidos por proveedor, a partir de los registros info de compras.
- Correspondencia con campos propios del cliente en el documento de factura.
- Retener documentos para que una persona los libere dentro de SAP, como alternativa a contabilizar directamente, para los equipos financieros que quieren un paso humano en su propio sistema.
- Enlazar cada abono con la factura que rectifica.