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Monitor Informática
Monitor funciona por exportación de informe, y añade algo que las demás no tienen: campos propios repartidos por la aplicación —en las fichas, en los documentos y en el plan de cuentas— que hay que conocer para que el asiento salga completo.
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Los informes
| Informe | Qué contiene |
|---|---|
| Reporte de compras | Facturas de compra y gastos. El botón está en los dos listados: en facturas de compra y en facturas de gasto. |
| Reporte de ventas | Documentos de venta. |
Se descargan sobre los documentos marcados, y la aplicación confirma la descarga. A partir de ahí se cargan en Monitor siguiendo su procedimiento.
El contenido del reporte de compras es el mismo desde los dos listados; lo único que cambia es el nombre del fichero, ContaMonitor_Compras_fecha.xlsx o ContaMonitor_Gastos_fecha.xlsx, para que no se pisen en la carpeta de descargas.
Los campos propios
Es la particularidad de esta integración: un detalle en los nombres y un cambio en los listados que no existen con otros programas.
| Dónde | Qué aparece |
|---|---|
| Tipo de operación, en la cabecera del documento | El número delante del nombre: 21.- Inversión Sujeto Pasivo. |
| Ficha del proveedor | La casilla Tipo Op. Monitor, de texto libre. |
| Plan de cuentas, proveedores y clientes | Columna y filtro por empresa. |
El tipo de operación y el interruptor de cobro o pago al contado los ve cualquier cuenta, con Monitor o sin él: en facturas, gastos y ventas siempre, y en albaranes solo con el modo contabilidad. Lo que pone Monitor es la numeración de delante, que es suya y no un código oficial. Sin Monitor, la lista muestra solo el nombre, Inversión Sujeto Pasivo. El valor que se guarda es el mismo, así que el envío a a3, el informe de Monitor y el Excel salen igual.
La separación por empresa
Con Monitor, las tres listas maestras —cuentas contables, proveedores y clientes— pasan a gestionarse por empresa: aparece un filtro superior y una columna que indica a cuál pertenece cada registro.
Es lo que permite llevar la contabilidad de varias sociedades sin que se mezclen. Y es también la causa más frecuente de que un dato «no aparezca»: hay un filtro de empresa aplicado.
El cobro o pago al contado
El interruptor de la cabecera del documento tiene un efecto concreto sobre el asiento. La propia aplicación lo explica:
«Activa si la factura se paga por caja. Monitor generará el asiento de pago usando la subcuenta del proveedor/cliente y la cuenta de tesorería configurada en la ficha del cliente.»
Es decir, marcarlo genera un segundo asiento —el del pago— además del de la factura.
La cuenta de tesorería
El asiento de pago necesita la cuenta de tesorería de la empresa. Si no está configurada, la aplicación avisa al activar el interruptor: «Este cliente no tiene cuenta de tesorería (570) configurada. El asiento de pago no se generará hasta que la configures en la ficha del cliente.»
El documento se guarda igual y el interruptor queda marcado. Lo que falta es el asiento. Se configura en la ficha de la empresa, en su bloque de información contable.
Antes de exportar
- Comprueba que está en la empresa correcta, con tu filtro aplicado.
- Revisa proveedor, fechas, base, IVA y cuentas de los documentos.
- Comprueba los tipos de operación donde correspondan.
- Si algún documento va al contado, verifique que la empresa tiene cuenta de tesorería.
- Marca los documentos y descarga el informe.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Falta el asiento de pago de una factura al contado | La empresa no tenía cuenta de tesorería al guardar. | Configurarla en la ficha de la empresa y volver a guardar el documento. |
| Un proveedor o una cuenta no aparecen | Hay un filtro de empresa activo. | Cambiar el filtro o quitarlo. |
| Los tipos de operación salen sin el número delante | La cuenta no tiene Monitor, y la numeración es de Monitor. | Nada. El nombre es el mismo y el envío no cambia. |
| El informe sale vacío | No hay documentos marcados del tipo correspondiente. | Marcarlos y repetir. |
| Asientos duplicados en Monitor | Se cargó dos veces el mismo informe. | Llevar registro de los periodos ya cargados. |