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Contabilidad de varias empresas
Cuando se lleva la contabilidad de varias empresas —una asesoría, o un grupo con varias sociedades— cada una necesita su propio plan de cuentas, sus proveedores y sus clientes, sin mezclarse. La aplicación lo resuelve vinculando cada dato a su empresa.
Menú lateral › Cuenta › Clientes / Empresas · y el filtro por empresa de cada pantalla
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Dos formas de trabajar
| Una sola empresa | Varias empresas | |
|---|---|---|
| Plan de cuentas | Único | Uno por empresa |
| Proveedores y clientes | Una sola lista | Separados por empresa |
| Filtro por empresa | No aparece | Aparece en cada pantalla |
| Columna Cliente en los listados | No aparece | Sí |
No hace falta ser una asesoría: una empresa normal que lleva varias sociedades reparte igual cada documento a la sociedad que le corresponde, con su plan de cuentas y sus proveedores aparte.
La segunda forma se activa por configuración de la cuenta. Si no ve los filtros por empresa que se describen aquí, su cuenta trabaja con una sola y no necesita nada de esto.
Montar una segunda empresa, paso a paso
Este es el recorrido completo, de principio a fin, para que una segunda empresa tenga su propio plan de cuentas y sus proveedores con cuentas distintas:
- 01Dar de alta la empresa. En Menú lateral › Cuenta › Clientes / Empresas, el botón Nuevo. Se rellenan al menos el nombre y el CIF, que no puede repetirse en dos fichas. El detalle de los campos está en Clientes y empresas.
- 02Cargar su plan de cuentas. En Menú lateral › Contabilidad › Cuentas Contables, el botón Importar. El paso 1 del diálogo, Seleccionar Cliente/Empresa, es el que vincula esas cuentas a esa empresa y solo a ella. Los cuatro pasos están detallados en Importar el plan contable.
- 03Asociar cada proveedor a su empresa. En el maestro de proveedores, la ficha lleva el campo de empresa. Es lo que permite que el mismo proveedor tenga una cuenta contable distinta en cada empresa: son dos fichas, una por empresa, no una compartida.
Atajo: si en el paso 2 la empresa no aparece en la lista, el propio diálogo de importación trae «¿No encuentra la empresa?» › «Crear nueva empresa». Se da de alta ahí mismo, sin salir del importador y sin perder lo que ya se lleva hecho.
Dos personas sobre la misma empresa
Conviene decirlo claro, porque es la pregunta que llega a soporte: dentro de una misma empresa no hay dos cuentas por defecto. La cuenta contable no se asigna por usuario, sino por empresa y ficha de proveedor. Una ficha tiene una cuenta de proveedor y una de gasto, y quien las cambie las cambia para todos los que trabajan sobre esa empresa.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Cada persona lleva una empresa o un cliente distinto | Separarlos de verdad: una ficha de empresa para cada uno, su plan de cuentas y sus proveedores asociados a ella. Es el paso a paso de arriba. |
| Las dos trabajan sobre la misma empresa y necesitan cuentas distintas para el mismo proveedor | No se puede como valor por defecto. Se corrige la cuenta en la clasificación contable del documento, y ese cambio afecta solo a ese documento, no a la ficha. |
Antes de dar nada por perdido, merece la pena comprobar que las fichas de proveedor no se estén mezclando entre empresas: si el proveedor está asociado a la empresa equivocada, el síntoma es el mismo y la causa tiene arreglo.
Dónde aparece la separación
Cuando está activa, tres pantallas cambian de la misma manera:
- Cuentas Contables. Aparece el filtro por empresa y la columna que indica a cuál pertenece cada cuenta. Y al clasificar un documento, el desplegable ofrece solo las cuentas de esa sociedad: ya no salen todas mezcladas.
- Maestro de proveedores. Mismo filtro, misma columna.
- Maestro de clientes. Igual.
Y las tres fichas correspondientes incorporan un campo para indicar la empresa a la que pertenece el registro, que se busca por NIF o por nombre.
La ficha de la empresa
Las empresas se gestionan en su propia pantalla, con dos bloques de datos:
| Bloque | Campos |
|---|---|
| Información básica | Nombre, NIF/CIF, nombre comercial y tasa de impuesto. |
| Información contable | Cuenta contrapartida, subcuenta contrapartida y cuenta de tesorería. |
El NIF es único: la aplicación no admite dos empresas con el mismo, y lo advierte si se intenta —«Ya existe un cliente con este NIF/CIF»—.
La pantalla admite además importar las empresas desde Excel, con una plantilla de cuatro columnas: nombre, NIF/CIF, nombre comercial y tasa de impuesto. El nombre y el NIF son obligatorios.
Sus datos contables
Los tres campos contables de la ficha son los que hacen que el asiento de esa empresa salga completo:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuenta contrapartida | El destino por defecto del asiento cuando el documento no indica otro. |
| Subcuenta contrapartida | El detalle de la anterior. |
| Cuenta de tesorería | La caja o el banco contra el que se hace el asiento de pago de los documentos marcados como contado. |
Configurarlos es parte del alta de una empresa nueva. Sin ellos, sus documentos se procesan, pero llegan al programa contable con huecos.
Filtrar por empresa
El filtro superior de cada listado reduce lo que se ve a una sola empresa. Es la forma normal de trabajar: se elige la empresa al empezar la jornada y todo lo que aparece pertenece a ella.
Es también la causa número uno de que «falte» un dato. Si una cuenta, un proveedor o un cliente no aparece, lo primero que hay que mirar es qué empresa está filtrada.
El filtro tiene una opción para ver todas a la vez, útil para auditar pero incómoda para trabajar: los códigos de cuenta se repiten entre empresas y el listado se vuelve ambiguo.
Importar por empresa
La importación de cuentas contables obliga a elegir la empresa antes de subir el fichero. Es el primero de sus cuatro pasos, y el botón de importar permanece bloqueado hasta que se elige.
Tiene una consecuencia práctica: para cargar el mismo plan en tres empresas hay que hacer tres importaciones, una por empresa, con el mismo fichero. No hay una carga que cubra a todas.
Lo mismo aplica a la carga del plan general por país: se carga en la empresa que corresponda.
Cuentas globales
El campo de empresa de una cuenta contable no es obligatorio. Una cuenta sin empresa asignada no pertenece a ninguna en particular.
En la práctica conviene evitarlo cuando se trabaja con varias empresas: una cuenta sin empresa desaparece de la vista en cuanto se filtra, y acaba siendo difícil de encontrar. Lo recomendable es asignar siempre la empresa.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| Una cuenta que se acaba de crear no aparece | Se creó sin empresa, o en una distinta de la filtrada. | Comprobar el filtro y el campo de empresa de la cuenta. |
| Las cuentas importadas no se ven | Se importaron a otra empresa. | Cambiar el filtro. La empresa se elige en el paso 1 de la importación. |
| No deja crear una empresa | Ya existe otra con el mismo NIF. | Buscarla en el listado: probablemente ya está creada. |
| Hay que repetir la carga del plan en cada empresa | Los planes son por empresa. | Es el comportamiento previsto. Repetir la carga por cada una. |
| Los proveedores de dos empresas aparecen mezclados | No hay filtro aplicado. | Elegir la empresa en el filtro superior del listado. |