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Clientes y empresas
La pantalla Clientes / Empresas registra las entidades que actúan como receptoras de los documentos: la propia empresa, sus empresas asociadas o, en una asesoría, cada uno de sus clientes.
Menú lateral › Cuenta › Clientes / Empresas
La misma pantalla está también en Menú lateral › Contabilidad › Clientes / Empresas, debajo de Cuentas Contables, para tenerla a mano mientras contabilizas.
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Función del registro
Todo documento tiene un emisor y un receptor. El sistema identifica al receptor comparando los datos del documento con las entidades registradas en esta pantalla.
De ahí su efecto práctico: una empresa no registrada puede ser interpretada como emisor, lo que produce documentos en los que el proveedor es la propia empresa. Registrar aquí la denominación y la identificación fiscal de las empresas propias resuelve ese comportamiento de forma permanente.
Es también la pantalla que sostiene el trabajo multiempresa: una asesoría registra a cada uno de sus clientes y los documentos se imputan a quien corresponde.
Datos de la ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Nombre | Razón social de la entidad. |
| CIF | Identificación fiscal. No puede repetirse en dos fichas. |
| Nombre comercial | Denominación alternativa con la que puede aparecer en los documentos. |
| Código en a3 | Las cinco cifras con las que a3 identifica a esta empresa. Solo números. Aparece únicamente si la cuenta tiene a3 activado, y se usa al exportar a a3. |
El nombre comercial es relevante cuando los documentos no llegan a nombre de la razón social, sino de la marca con la que opera la entidad.
El código en a3 también se ve como una columna del listado, con lo que las fichas sin código quedan a la vista.
Alta, edición y baja
Para dar de alta una empresa: Menú lateral › Cuenta › Clientes / Empresas y el botón Nuevo, arriba del listado. Se abre la ficha, se rellenan al menos el nombre y el CIF, y se guarda.
En esa misma barra están el resto de las acciones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Abre una ficha vacía. |
| Eliminar | Borra las fichas seleccionadas en el listado. |
| Importar | Alta en bloque desde Excel, para volúmenes altos: importación desde Excel. |
| Exportar · Excel | Se llevan el listado a una hoja. |
Para editar, se abre la ficha desde el propio listado.
Dar de alta una segunda empresa es el primer paso para llevar su contabilidad por separado, con su propio plan de cuentas. El recorrido completo está en Contabilidad de varias empresas.
Validaciones
| Mensaje | Causa |
|---|---|
| Ya existe un registro con ese CIF | La identificación fiscal está asignada a otra ficha. No se admiten duplicados. |
| Formulario incompleto | Faltan campos obligatorios. |
Distinción con el maestro de clientes
No es el maestro de clientes. El maestro de clientes, en el bloque Base de datos, recoge a los clientes a los que la empresa factura, y se alimenta de los documentos de venta procesados. Esta pantalla registra a las entidades que reciben los documentos: la propia empresa, sus asociadas o los clientes de una asesoría.