Documentación/ Maestros y catálogos/ Catálogo externo
El catálogo externo de productos
El catálogo externo es tu propia lista de artículos, con el código que tú usas para cada uno. La subes una vez desde un Excel y, al enlazar una línea con tu artículo, la línea queda con tu código.
Base de datos › Catálogo externo de productos
En esta página
Para quién es
Es para ti si llevas tu propia lista de artículos —en un programa de gestión o en un Excel— y quieres que las líneas de tus albaranes y facturas queden con tu código.
El catálogo vive en Dijit. Los códigos que pones son los de tu programa, y Dijit no los inventa ni los comprueba contra él: los guarda, los escribe en las líneas y los lleva a los ficheros que generes.
La entrada del menú aparece cuando tu programa de gestión no está conectado directamente con Dijit. Si lo está, los artículos vienen de tu programa y el enlace de la línea se hace contra su propio listado: lo tienes explicado en la página de tu programa.
Subir tu lista desde Excel
- Entra en Base de datos › Catálogo externo de productos.
- Pulsa Importar. Se abre Importar catálogo desde Excel.
- Si no tienes el Excel preparado, pulsa Descargar plantilla y rellénala.
- Pulsa Elegir Excel y selecciona tu fichero. Dijit te dice cuántas filas ha encontrado.
- Indica qué columna de tu Excel va a cada dato. El código y el nombre son obligatorios; el resto es opcional. Si falta alguno de los dos, sale «Elige la columna del código y la del nombre.»
- Confirma. Al terminar ves el resultado: Recibidas, Creadas, Actualizadas y, si las hay, Filas descartadas con el motivo de cada una.
Puedes importar las veces que quieras, por ejemplo cada vez que des de alta artículos nuevos en tu programa.
Las columnas del Excel
| Dato | Obligatorio | Para qué sirve |
|---|---|---|
| ID producto (de tu programa) | Sí | Es el código que quieres que salga en tus líneas. |
| Nombre del Producto | Sí | Es por lo que buscas el artículo al enlazar la línea. |
| SKU | No | Ayuda a encontrarlo en la búsqueda. |
| Familia | No | Agrupación, como texto libre. |
| Unidad de Medida | No | La unidad en la que manejas el artículo. |
| Factor de Conversión | No | Equivalencia con la unidad base. |
| IVA | No | El tipo aplicable, como porcentaje escrito. |
| Código EAN | No | El código de barras. Ayuda a encontrarlo. |
| Código Extra | No | Un campo libre adicional. |
| Notas | No | Texto libre para observaciones. |
La familia es aquí texto libre, no un desplegable: no tiene relación con las familias del maestro de productos. Conviene escribirla siempre igual si la vas a usar para agrupar.
Las reglas de la importación
- El código es la llave. Si ese código ya está en tu catálogo, se actualiza; si no, se crea.
- No se borra nada. Lo que no venga en el fichero se queda como estaba.
- Una celda vacía no borra el dato que ya estuviera guardado.
- Un código repetido deja pasar la primera fila; las demás salen en Filas descartadas, con su motivo.
Si el Excel no tiene datos, Dijit avisa con «El fichero no tiene filas.» y no importa nada.
Dar de alta un artículo a mano
En la misma pantalla puedes crear, editar y eliminar artículos uno a uno, y bajarte la lista entera con Exportar.
- Pulsa Nuevo Producto.
- Rellena los campos. Son los mismos que las columnas del Excel.
- Guarda. La confirmación es «Producto creado correctamente».
En la ficha a mano, el único campo obligatorio es el nombre: sin él sale «El nombre del producto es requerido». Aun así, pon también el código, porque un artículo sin código no se puede enlazar con una línea.
El buscador de la pantalla localiza por nombre, SKU o referencia, y cada columna tiene además su filtro y su ordenación.
Enlazar una línea con tu artículo
Documento › pestaña de artículos › línea › Asignación de Artículos ERP
- Abre el documento y ve a sus artículos.
- En la línea, pulsa el botón Asignación de Artículos ERP.
- En Artículo del catálogo, escribe parte del código o del nombre y elige el tuyo de la lista.
- Guarda.
Lo que queda en la línea es tu código, en el campo Código referencia ERP. Ese campo también admite escribir el código a mano, sin pasar por el catálogo.
Si el artículo que eliges está en el catálogo sin código, sale «Ese artículo del catálogo no tiene código: no se ha asignado nada.» y la línea se queda igual. Dijit no pone ahí ningún número propio: un código que tu programa no conozca no sirve de nada. Añádeselo al artículo en el catálogo y vuelve a elegirlo.
A partir de ese enlace, las líneas de ese mismo artículo de ese mismo proveedor llegan ya con tu código. Las líneas que ya estaban sin código se quedan como estaban: esas se enlazan una a una.
Que la primera vez la hagas tú no es un fallo de la lectura: es así en todas las integraciones, y hay cuatro motivos concretos por los que ningún sistema puede acertar ese emparejamiento solo.
Los sitios donde sale tu código
- En la línea del documento, dentro de la ventana Asignación de Artículos ERP, en Código referencia ERP.
- En la exportación a Excel de líneas, para llevártelo a tu hoja de cálculo o a tu programa.
- En los ficheros que generes para tu programa cuando el enlace es por ficheros, como el de Factusol.
El catálogo en los documentos de venta
En algunas cuentas, este mismo catálogo alimenta los desplegables de descripción y de envase de las líneas en los albaranes de venta: en vez de escribir el nombre en cada línea, se elige de la lista y la descripción queda siempre escrita igual. Esos desplegables admiten también un valor que no esté en la lista, y cuando la referencia tiene un único envase, el envase se rellena solo.
Mantener el catálogo
- Un código por artículo. Dos entradas con el mismo código no pueden convivir: la segunda actualiza a la primera.
- Sube solo lo que cambie. No hace falta subir la lista entera cada vez.
- Revisa el IVA cuando cambie un tipo impositivo: aquí se guarda como porcentaje escrito, no se actualiza solo.
- Da de baja lo descatalogado. El botón Eliminar admite varios artículos marcados a la vez.
- Usa las notas para lo que no cabe en un campo: equivalencias, avisos para quien rellena el documento.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El desplegable Artículo del catálogo sale vacío | Todavía no has subido tu lista. | Importar el Excel desde la pantalla del catálogo. |
| Sale «Ese artículo del catálogo no tiene código» | Ese artículo está en el catálogo sin código. | Añadírselo en el catálogo, o en el Excel y volver a importarlo. |
| No deja confirmar la importación | Falta elegir la columna del código o la del nombre. | Elegir las dos: son las obligatorias. |
| Dice que el fichero no tiene filas | La hoja está vacía, o los datos están en otra hoja del Excel. | Revisar el fichero y volver a elegirlo. |
| Hay filas descartadas | El código viene repetido o falta. | Mirar el motivo de cada fila en el resultado y corregir el Excel. |
| He subido el Excel equivocado | No se ha borrado nada: la importación solo crea y actualiza. | Subir el correcto; los códigos que coincidan se actualizan con los datos buenos. Eliminar a mano lo que se haya creado de más. |
| No veo la entrada del menú | Tu programa de gestión está conectado directamente con Dijit. | Nada: los artículos vienen de tu programa y el enlace se hace contra su listado. |
| Mi descripción no es la del proveedor | Es lo normal: cada uno llama al artículo a su manera. | Nada. Por eso el enlace lo haces tú la primera vez; Dijit no adivina, recuerda lo que eliges. |