Documentación/ Trabajar con los documentos/ Duplicados y pendientes de unificar
Duplicados y documentos partidos
Dos avisos que se parecen y significan cosas opuestas. Uno señala que un documento ha entrado dos veces; el otro, que un mismo documento ha entrado partido en trozos. El primero se resuelve borrando y el segundo unificando.
En esta página
La diferencia entre ambos
| Documento duplicado | Documento partido | |
|---|---|---|
| Qué ha detectado | Otro documento con valores idénticos. | El mismo documento con totales distintos. |
| Qué significa | El documento ha entrado dos veces. | Un documento de varias páginas ha entrado partido. |
| Actuación | Conservar uno y eliminar el sobrante. | Unificar las partes en un solo documento. |
| Reversible | No: la eliminación es definitiva. | Sí: un documento unificado puede separarse. |
La clave está en los importes. Si los dos registros tienen los mismos totales, es la misma factura duplicada. Si los totales difieren, son partes distintas de una misma factura, cada una con el total que le tocó leer.
Documento duplicado
El aviso indica que se ha detectado otro documento con valores idénticos. Ninguno de los dos se elimina de forma automática: la decisión es del usuario, porque hay casos legítimos en que dos documentos coinciden.
Procedimiento:
- Localice el otro registro, filtrando por proveedor y número de documento.
- Compare la fecha de carga y el origen de cada uno.
- Conserve el que esté completo o mejor clasificado, y elimine el otro.
Un documento eliminado no restituye el consumo ya aplicado. Evitar la doble carga ahorra plan; borrar el duplicado, no.
Documento partido
Es el mismo documento con totales distintos: el caso típico de una factura de varias páginas cuyas páginas han entrado como documentos independientes.
No lleva ningún estado propio. Lo que verás es una fila con fondo azul claro y el avance Uniendo páginas · 3 de 5 mientras llegan las páginas, o Faltan páginas si alguna no llega. El detalle está en PDF de varias páginas y auto-unificar.
Se resuelve unificando. Hay dos vías:
- Unificar seleccionados, marcando a mano las partes. Hacen falta al menos dos.
- Evitarlo en la carga, dejando activada la auto-unificación, que viene activada por defecto.
La operación es reversible: un documento unificado puede separarse después y recuperar sus partes.
La columna Origen
Los documentos identificados como duplicados figuran con origen Duplicado en el listado. Es una forma rápida de reunirlos: filtrar por ese origen agrupa todos los casos pendientes de decidir.
Falsos positivos
Puede darse el caso de dos documentos distintos que el sistema señale como duplicados, por coincidir sus valores. Ocurre, por ejemplo, con albaranes de un mismo proveedor, misma fecha e idéntico importe.
Ante la duda, la comprobación decisiva es el número de documento y el archivo original, accesibles desde la ficha de cada uno. Si los números difieren, son documentos distintos y ambos deben conservarse: el aviso es una advertencia, no una clasificación definitiva, y no impide aprobar ni enviar.
Cómo se generan los duplicados
| Situación | Prevención |
|---|---|
| El proveedor envía la misma factura por correo y en papel | Definir una única vía de entrada por proveedor. |
| Dos personas cargan la misma tanda | Repartir la carga por proveedor o por periodo. |
| Se repite una carga tras un aparente fallo | Comprobar el listado antes de repetir: la operación pudo completarse. |
| El buzón conectado reprocesa un mensaje | Revisar la configuración de la conexión de correo. |