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Descargas y exportación
Desde un listado se pueden obtener dos cosas distintas: los archivos originales de los documentos y los datos extraídos en hoja de cálculo. Son acciones separadas y con alcance distinto.
En esta página
Las dos familias de descarga
| Familia | Qué obtiene | Formato |
|---|---|---|
| Originales | El archivo tal como entró: el PDF o la imagen. | PDF o imagen |
| Datos extraídos | Los datos que ha leído el sistema, en filas y columnas. | Hoja de cálculo |
Son botones distintos, y confundirlos es el origen de una parte de las consultas:
- Descargar seleccionados baja un ZIP con los archivos originales. Exige tener filas marcadas: sin marcas avisa y no descarga nada.
- Exportar Excel Factura y Exportar Excel Factura-IVA bajan los datos en una hoja de cálculo. No contienen ningún PDF.
Descargar los archivos originales
Con documentos marcados, Descargar seleccionados obtiene sus archivos originales en un ZIP. Para un único documento, la descarga se inicia desde su propia fila o desde la pantalla de edición.
Si no hay ningún documento seleccionado, la aplicación lo advierte en lugar de descargar el listado completo.
Documentos unificados
Un documento unificado procede de varias páginas o archivos agrupados. Al descargarlo se obtiene el conjunto completo, no solo la primera parte.
En documentos de una sola página, el archivo se entrega tal como entró, sin transformación: una fotografía se descarga como imagen y no se convierte a PDF.
Exportación a Excel
Los listados ofrecen varias exportaciones, que no contienen lo mismo:
| Exportación | Contenido | Una fila por |
|---|---|---|
| Excel de documentos | Datos de cabecera: emisor, fechas, números, bases, impuestos y totales. | Documento |
| Excel de artículos | Detalle de líneas: artículo, cantidad, precio, descuentos e impuesto. | Línea de documento |
| Excel con desglose de IVA | Cabecera con el desglose de impuestos separado. | Tipo impositivo de cada documento |
Una factura sin desglose de IVA también sale en la exportación con desglose, con una fila al 0 % y cuota 0, y su base imponible. Es el caso de las exentas y de las de inversión del sujeto pasivo. Antes se quedaban fuera del fichero, y una selección pequeña podía acabar en una hoja vacía.
Un documento con varios tipos de IVA ocupa varias filas en la exportación con desglose. Es el comportamiento correcto para conciliar impuestos, pero no lo admiten todos los programas de contabilidad, que en ocasiones exigen una única fila por factura. Si el destino lo requiere, usa la exportación de documentos, que no desglosa, o pide un formato a medida.
Dijit admite formatos de exportación personalizados, con la estructura de columnas que necesite el sistema de destino. Se configuran con el equipo, no desde la aplicación.
Qué entra en la exportación
La exportación no alcanza a todo el histórico: alcanza a lo que esté cargado en la pantalla en ese momento, respetando los filtros. Los listados de documentos cargan de 500 en 500, así que un listado de 3.200 facturas recién abierto exporta 500.
En los listados de documentos el orden es este:
- Si hay filas marcadas, exporta solo esas.
- Si no hay marcas y hay un filtro o una búsqueda, exporta lo que cumpla el filtro, dentro de lo cargado.
- Si no hay ni marcas ni filtro, exporta todo lo cargado.
Para sacarlo todo hay dos caminos:
- Pulsar Cargar siguientes 500 documentos hasta que el botón diga «Todos los documentos cargados», y exportar entonces.
- O acotar por fechas y exportar por tandas: un mes, el siguiente, y unir las hojas después. Es el camino rápido cuando hay miles de documentos.
El recuento de debajo de la tabla dice en todo momento cuántos llevas cargados y cuántos hay en total. Está explicado en Carga de registros.
No todas las pantallas se comportan igual:
| Pantalla | Qué se lleva el Excel |
|---|---|
| Listados de documentos: facturas de compra, de gastos, de venta y de transporte, albaranes de recepción y de entrega | Lo marcado; si no hay marcas, lo que cumpla el filtro; si tampoco, los documentos cargados. |
| Maestro de productos | Lo marcado, o el resultado completo de la búsqueda. Lo resuelve el servidor, así que no depende de lo que lleves cargado. |
| Maestro de proveedores, Maestro de clientes, Cuentas Contables, Catálogo externo de productos, Clientes / Empresas | La lista completa, sin mirar las marcas ni la búsqueda. |
Las marcas tienen prioridad sobre el filtro. Unas filas marcadas de una búsqueda anterior son la causa habitual de que la descarga traiga menos de lo esperado. Desmárcalas antes de exportar.
Por qué un total puede no coincidir
Cuando el total de una exportación no coincide con el que muestra el panel de control o el listado, la causa suele estar en el alcance, no en el cálculo. Comprobaciones, en orden:
- El periodo. El panel y la exportación pueden estar operando sobre fechas distintas: la del documento frente a la de carga.
- Los filtros activos en el momento de exportar.
- Los documentos cargados frente al total del listado.
- El tipo de exportación. Un fichero de artículos suma líneas; uno de documentos suma cabeceras. Los importes no son comparables entre ambos.
- Los documentos eliminados, que cuentan en el consumo pero no en los importes.
Informes específicos
Además de las exportaciones generales, determinadas cuentas disponen de informes preparados a su medida, con la estructura que exige su programa de destino. Aparecen como acciones propias en el listado y solo son visibles en las cuentas que los tienen habilitados.
Cuando la descarga no se produce
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No ocurre nada al pulsar | El navegador ha bloqueado la descarga, o no hay documentos seleccionados. | Compruebe el aviso de bloqueo del navegador y que hay selección. |
| Aviso de que no hay documentos que exportar | El conjunto filtrado está vacío. | Revise los filtros y el periodo. |
| Aviso de que no hay artículos que descargar | Los documentos seleccionados no tienen líneas extraídas. | Use la exportación de documentos, o revise por qué no hay líneas. |
| El fichero llega incompleto | La exportación se hizo sobre una selección parcial. | Filtre por el periodo y exporte de nuevo. |