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Resúmenes de compras, gastos, ventas y albaranes
Siete tarjetas, seis con las mismas tres cifras: base imponible, total de IVA y total importe. Lo importante no es leerlas, sino saber qué se puede sumar entre ellas y qué no.
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Las tarjetas
| Tarjeta | Qué agrupa |
|---|---|
| Resumen Facturas de Compra | Lo facturado por sus proveedores. |
| Resumen Facturas de Gasto | Los gastos que no pasan por almacén. |
| Resumen Facturas de Venta | Lo facturado por usted. |
| Resumen Albaranes recepción | Lo recibido, según los albaranes de sus proveedores. |
| Resumen Albaranes entrega | Lo servido por usted, según sus propios albaranes. |
| Resultado | Las ventas menos las compras y los gastos, con las mismas tres cifras. En las cuentas con nóminas, el coste laboral también resta. |
| Resumen coste laboral | Lo que suman las nóminas del periodo. Solo aparece en las cuentas que tienen nóminas. |
Las tres cifras
| Cifra | Qué es |
|---|---|
| Base imponible | El importe antes de impuestos. |
| Total IVA | La suma de las cuotas de impuesto. |
| Total importe | El total del documento, impuestos incluidos. |
Salen de la cabecera de cada documento, no de la suma de sus líneas. Es la misma cifra que usted revisó y aprobó: si un documento tenía mal el total, aquí aparece mal.
El resumen de albaranes
Es el que más matices tiene, y la propia tarjeta lo señala: indica sobre cuántos albaranes está calculado.
Esa cifra es la clave para interpretarlo. Si el resumen se calcula sobre ochenta albaranes y en el periodo entraron ciento veinte, hay cuarenta sin valorar: llegaron sin importes y no suman.
Los albaranes sin valorar son habituales en sectores donde el proveedor sirve primero y factura después. No es un error, pero hace que el resumen esté siempre por debajo de lo realmente recibido.
El resumen de coste laboral
Esta tarjeta no trae base, IVA y total, porque una nómina no lleva impuestos. Trae tres cifras propias:
| Cifra | Qué recoge |
|---|---|
| Bruto devengado | La suma de lo que ganan los trabajadores en el periodo. |
| Coste de empresa | Lo que paga la empresa además del bruto. |
| Coste laboral total | Los dos anteriores sumados. |
Si alguna nómina del periodo no trae coste de empresa, la tarjeta lo advierte: nóminas sin coste de empresa: el total real es mayor. Ocurre cuando el recibo imprime los tipos pero no los importes, y se explica en Nóminas.
Mientras esta tarjeta está a la vista, el coste laboral total resta en el Resultado, en la base y en el total. No toca la cifra de IVA, porque una nómina no lo lleva. En las cuentas sin nóminas el Resultado sigue siendo ventas menos compras y gastos.
Lo que no hay que sumar
Compras y albaranes no se suman. El mismo género aparece en el albarán cuando llega y en la factura cuando se factura. Sumarlos duplica el gasto.
La regla general para leer estas tarjetas:
| Para saber… | Mire… |
|---|---|
| Cuánto se ha gastado | Compras + gastos. |
| Cuánto se ha ingresado | Ventas. |
| Cuánto ha entrado de género | Albaranes, teniendo en cuenta los no valorados. |
| Si el proveedor factura lo que sirve | Comparar albaranes con compras, no sumarlos. |
Dependen de los filtros
Todas las tarjetas se recalculan con el rango de fechas y con el proyecto que estén aplicados. Un filtro de proyecto activo deja fuera todo lo que no lo tenga asignado.
Es la causa más frecuente de que una cifra «no cuadre»: no falta nada, está filtrado.
Cuando no cuadra con la contabilidad
Estas cifras y las del programa contable no tienen por qué coincidir. Cuatro motivos legítimos:
- Documentos pendientes de revisión, cuyos importes aún no son definitivos.
- Documentos eliminados, que dejan de sumar aquí.
- Criterio de fecha distinto: aquí manda la fecha del documento; en contabilidad puede mandar la de registro.
- Documentos que no se han enviado todavía al programa contable.
El panel es una herramienta de gestión, no un cierre contable. Para cuadrar con la contabilidad, la vía es el listado filtrado y exportado, no estas tarjetas.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El resumen de albaranes es mucho menor de lo esperado | Hay albaranes sin valorar. | Comparar el recuento de la tarjeta con el total de albaranes del periodo. |
| El gasto sale el doble | Se sumaron compras y albaranes. | No se suman: son el mismo género en dos momentos. |
| Una tarjeta está a cero | No hay documentos de ese tipo en el periodo, o hay filtro de proyecto. | Restablecer los filtros. |
| No coincide con el programa contable | Criterios de fecha y de estado distintos. | Comparar sobre el listado filtrado, no sobre el panel. |
| El IVA parece bajo | Hay documentos con IVA sin desglosar o mal leído. | Revisar los documentos marcados para revisión de importes. |