Automatize o processo de entrada de dados: um guia completo
O que é automação de entrada de dados?
Automatizar o processo de entrada de dados é a alternativa digital ao “corte de dados”. Este processo envolve extrair dados de documentos, imagens, arquivos PDF ou digitalizações e convertê-los em um formato estruturado, como CSV, JSON, XLS e muito mais. Esse fluxo automático de extração e conversão de dados requer o uso de softwares com inteligência artificial (IA) e reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
Como automatizar o processo de entrada de dados?
Automatizar o processo de entrada de dados segue uma série de etapas:
1. Carregar uma fonte de dados: Documentos digitais ou físicos são importados para um software de automação de entrada de dados.
2. Pré-processamento de dados: O software converte documentos em formatos legíveis usando tecnologias avançadas de IA e OCR.
3. Valide os dados extraídos: O sistema automatizado estrutura os dados e verifica se algum documento possui informações faltantes.
4. Aprendizado automático: O sistema aprende com a interação para ocasiões futuras, graças ao aprendizado de máquina.
5. Transfira os dados extraídos: Os dados são apresentados em saída estruturada, como Excel ou JSON, que pode ser importada diretamente para um banco de dados ou outro software.
Benefícios da automação de entrada de dados
Automatizar o processo de entrada de dados oferece vários benefícios, incluindo:
– Processamento em massa: Gerenciamento de grandes quantidades de arquivos de uma só vez.
– Economia de tempo: melhora os fluxos de trabalho de processamento de dados.
– Redução de custos: Elimina processos manuais ineficazes.
– Maior precisão: a tecnologia OCR permite uma taxa de precisão maior que a do 99%.
– Melhora a produtividade: Melhor distribuição de recursos e maior foco em tarefas que exigem mais atenção.
– Maior satisfação dos funcionários: Elimina tarefas redundantes, como entrada manual de dados.
Casos de uso de automação de entrada de dados
A automatização do processo de entrada de dados pode ser aplicada a diversos documentos, como:
- Faturas de compra,
- faturas ou tickets de consumo
- Ordens de compra,
- notas de recebimento,
- formas de trabalho,
- documentos de identidade,
- formulários de cliente ou usuário e
- contratos.
Melhor software de automação de entrada de dados
dijit.app
Dijit.app é possivelmente o programa aplicativo da web mais eficiente e fácil de usar. Basta selecionar, arrastar e soltar os PDFs ou imagens no sistema e a IA com OCR do Dijit.app fará todo o trabalho. Organizará todas as informações em um banco de dados estruturado, indicará quais documentos ou dados faltam para uma rápida revisão e permitirá baixar ou importar as informações para outros sistemas de gestão. Além disso, possui muitas outras vantagens que o tornam Dijit.app o melhor sistema para automatizar o processo de entrada de dados para qualquer setor ou negócio.
Vantagens para automatizar o processo de entrada de dados
- Upload em massa de faturas recebidas, notas de entrega, formulários, guias e muito mais.
- Organização da informação numa base de dados em menos de 2 segundos por documento.
- Revise todos os dados faltantes com um único clique, com aprendizado automatizado para ocasiões futuras.
- Armazenamento e visualização de documentos com filtros avançados.
- Criação de usuários ilimitados para evitar burocracia entre departamentos ou localidades.
- Atribuição de contas contábeis aos fornecedores.
- Atribuição de mais informações por itens, como matéria-prima, família, unidade de medida, etc.
- Compartilhe as informações com seu consultor de contabilidade.
- Adaptabilidade às necessidades da sua empresa ou setor.
- Economizando centenas de horas por semana e evitando milhares de possíveis erros humanos.
- Equipes mais felizes evitando a tarefa de entrada manual de dados e concentrando-se em atividades mais relevantes para os negócios.
Documento
Docsumo é um sistema online que funciona apenas através de API, então você precisará de uma equipe de desenvolvedores de informática especializados para configurá-lo em sua plataforma. Este sistema permite a automatização do processamento dos mais diversos documentos empresariais, alguns deles pré-treinados, como faturas. O sistema é projetado para diferentes setores e empresas. Uma de suas vantagens é que ele pode capturar documentos de diversas fontes, como e-mail. O sistema permite classificar ou classificar documentos antes de processá-los, mas isso pode tornar o sistema lento. Se o OCR não bastasse, ele permite marcar os dados para revisão humana.
Preço: mínimo de $ 500 (USD) embora não indique o número permitido de documentos para processar e apenas um máximo de 3 usuários no plano inicial.
Entrada automática
AutoEntry é uma ferramenta criada pela Sage e só pode ser utilizada por usuários do Sage ERP, Pero, Quickbooks e outros sistemas de contabilidade. O sistema permite inserir imagens ou PDFs que passarão pelo scanner com OCR, então o usuário deverá validar e categorizar cada documento, um por um, para aprová-lo e para que os dados sejam carregados no sistema Sage.
Preço: Nos seus planos, a partir de 15€ (50 créditos), permite adquirir créditos que poderá converter em documentos processados. 1 crédito permite processar uma fatura e 2 créditos permitem processar uma fatura ou nota de entrega com uma lista de itens.
DocParser
DocParser É outro sistema que funciona apenas através de API, portanto você precisará de pessoal de TI qualificado para integrá-lo ao seu sistema ou software. De forma semelhante ao AutoEntry, o sistema permite importar documentos PDF ou imagens, então você deve configurar cada documento (por exemplo uma fatura de fornecedor) indicando onde cada dado está localizado na fatura, depois validá-lo e finalmente processar e baixar o dados.
Preços: A partir de 39,90€ por mês para 100 documentos por mês
Qual software escolhi para automatizar o processo de entrada de dados?
Automatizar o processo de entrada de dados é uma solução eficaz para melhorar a eficiência e a precisão no gerenciamento de dados. Com o software certo, você pode economizar tempo, reduzir custos e melhorar a produtividade da sua empresa.
dijit.app
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