Automatitzar el procés d'entrada de dades: una guia completa
Què és l'automatització de l'entrada de dades?
Automatitzar el procés d'entrada de dades és l'alternativa digital al “picat de dades”. Aquest procés implica extreure dades de documents, imatges, fitxers PDF o escanejats i convertir-los a un format estructurat, com CSV, JSON, XLS i més. Aquest flux automàtic dextracció i conversió de dades requereix lús de programaris amb intel·ligència artificial (IA) i reconeixement òptic de caràcters (OCR).
Com automatitzar el procés d'entrada de dades?
L'automatització del procés d'entrada de dades segueix una sèrie de passes:
1. Pujar una font de dades: Els documents digitals o físics s'importen al programari d'automatització d'entrada de dades.
2. Preprocessament de dades: El programari converteix els documents en formats llegibles mitjançant tecnologies avançades de IA i OCR.
3. Validar les dades extretes: El sistema automatitzat estructura les dades i verifica si algun document té informació mancant.
4. Aprenentatge automàtic: El sistema aprèn de la interacció per a futures ocasions, gràcies al machine learning.
5. Transferir les dades extretes: Les dades es presenten en una sortida estructurada, com ara Excel o JSON, que es pot importar directament a una base de dades oa un altre programari.
Beneficis de l´Automatització de l´Entrada de Dades
L'automatització del procés d'entrada de dades ofereix diversos beneficis, com ara:
– Processament massiu: gestió de grans quantitats darxius duna sola vegada.
– Estalvi de temps: Millora els fluxos de treball de processament de dades.
– Reducció de costos: Elimina els processos manuals ineficaços.
– Major precisió: La tecnologia OCR permet una taxa de precisió del 99%.
– Millora la productivitat: Millor distribució dels recursos i més enfocament en les tasques que requereixen més atenció.
– Major satisfacció dels empleats: Elimina tasques redundants, com ara la introducció manual de dades.
Casos d'ús de l'automatització de l'entrada de dades
L'automatització del procés d'entrada de dades es pot aplicar a diversos documents, com ara:
- factures de compres,
- factures o tiquets de consum
- ordres de compra,
- albarans de recepció,
- formularis de treball,
- documents d'identitat,
- formularis de clients o usuaris i
- contractes.
Millors programaris d'automatització de l'entrada de dades
Dijit.app
Dijit.app és possiblement el programa daplicació web més eficaç i senzilla dutilitzar. Només cal seleccionar, arrossegar i deixar anar els PDF o imatges al sistema i la IA amb OCR de Dijit.app farà tot el treball. Passarà organitzadament tota la informació en una base de dades estructurada, us indicarà que documents o dades falten per a una revisió ràpida i us permetrà descarregar o importar la informació a altres sistemes de gestió. A més, compta amb molts altres avantatges que fan de Dijit.app el millor sistema per automatitzar el procés dentrada de dades per a qualsevol sector o negoci.
Avantatges per automatitzar el procés d'entrada de dades
- Càrrega massiva de factures rebudes, albarans, formularis, guies i més.
- Organització de la informació a una base de dades en menys de 2 segons per document.
- Revisió de totes les dades que falten amb un sol clic, amb aprenentatge automatitzat per a futures ocasions.
- Emmagatzematge i visualització dels documents amb filtres avançats.
- Creació d'usuaris il·limitats per evitar la paperassa entre departaments o locals.
- Assignació de comptes comptables a proveïdors.
- Assignació de major informació per articles, com a matèria primera, família, unitat de mesura, etc.
- Compartir la informació amb el teu assessor comptable.
- Adaptabilitat a les necessitats de la teva empresa o sector.
- Estalvi de centenars d'hores setmanals i prevenció de milers d'errors humans potencials.
- Equips més feliços en evitar la tasca de lentrada manual de dades i centrar-se en activitats més rellevants per al negoci.
Docsum
Docsumo és un sistema en línia que funciona únicament mitjançant API, de manera que necessitaràs un equip de desenvolupadors informàtics experts per muntar-lo a la teva plataforma. Aquest sistema permet l'automatització de processament d'una gran varietat de documents empresarials, amb algun d'ells pre entrenats, com ara factures. El sistema està dissenyat per a diferents sectors i negocis. Un dels seus avantatges és que pot capturar documents des de diverses fonts, com ara correu electrònic. El sistema permet classificar o divertint-ho documents abans de processar-los, però això pot alentir el sistema. Si l'OCR no va ser suficient, et permet marcar les dades per ser revisades per un humà.
Preu: mínim de $ 500 (USD) encara que no indica la quantitat permesa de documents a processar i només un màxim de 3 usuaris al pla inicial.
AutoEntry
AutoEntry és una eina creada per Sage i només pot ser utilitzat únicament per usuaris de Sage ERP, però, Quickbooks i altres sistemes comptables. El sistema et permet ingressar imatges o PDF que passessin per l'escàner amb OCR, després l'usuari haurà de validar i categoritzar cada document, un per un, per aprovar-lo i que les dades siguin carregades al sistema de Sage.
Preu: Als seus plans, des de 15 € (50 crèdits), permet comprar crèdits que podràs convertir per documents processats. 1 crèdit us permet processar una factura i 2 crèdits us permet processar una factura o albarà amb llistat d'articles.
DocParser
DocParser és un altre sistema que funciona únicament a través d'API, amb la qual cosa necessitaràs personal informàtic qualificat per integrar-lo al teu sistema o programari. D'una manera similar a AutoEntry, el sistema us permet importar documents en PDF o imatges, després haureu de configurar cada document (per exemple la factura d'un proveïdor) indicant en quin lloc de la factura es troba cada dada, després validar-lo i finalment processar i descarregar la dada.
Preus: Des de 39,90 € mensuals per a 100 documents al mes
Quin programari heu triat per automatitzar el procés d'entrada de dades r?
L'automatització del procés d'entrada de dades és una solució eficaç per millorar l'eficiència i la precisió en la gestió de dades. Amb els programaris adequats, pots estalviar temps, reduir costos i millorar la productivitat de la teva empresa.
Dijit.app
Demana una demostració gratuïta
Escriu aquí la teva consulta i deixa'ns les teves dades per trucar-te
Els nostres partners en seguretat i tecnologia
